Aylık arşivler: Mart 2012

• on 25 Mar 2012
• Haldun Bayrak
• BPM, BPMS

BPM öncesi BPI – uygulanması

 Bir çok kuruluşla çalışırken edindiğim tecrübelerime göre,  Kurumların BPM entegrasyonu öncesinde mevcut iş süreçlerine ait performanslarını ölçmek ve kurulacak sistemin avantajlarını görmek istiyorlar. Bu istek, Kurumun MIS ekibi için zor bir görevdir, çünkü kurulmuş ve çalışan bir BPMS henüz ortada yoktur ve beklenen performans sonuçları ancak böyle bir Sistemi besleyip çalıştırdıktan sonra elde edilebileceğini düşünüyorlar. BPM uygulama girişimleri çoğu zaman bu tür engellerden dolayı yeterince destek görmeden iptal oluyor veya erteleniyor. Gerçek şu ki kurumun iş süreçlerini ve performansları (KPI) ölçümleri BPMS bir bütün olarak entegre edilmeden öncesi ölçülebilir olmasıdır. Bu makalede bunu nasıl yapıldığına dahil bilgi vermeye çalışacağım.

BPM’in döngüsü

Hepinizin bildiği gibi, bir BPM Projesi klasik uygulama döngüsü şu şekildedir;

Tasarla (Modeling) → Uygula (Execution) →  Takip et (Monitoring) →  İyileştir (Improvement)

Buraya bakarak, BPMS üzerinden tasarlanmış bir sürecin çalışır hale getirilmesi gerekiyor. Kurumlar ise yaygın olarak bu çalışmayı ancak, süreçlerin BPMN‘e uygun tasarlanmış ve uygulamanı uçtan uca (Kurumun ERP’si bağlantıları dahil) hazır olması gerektiğini düşünüyorlar. Böylece süreçler artık izlenebilir ve süreçler ait performansları ölçülebilir hale gelecektir. Fakat bu her zamana için geçerli değil!

Gerçek şu ki, kurumun günlük rutin iş süreçleri, yazılımları, insanları ve sistemleri çalışmaya devam ediyor. Burada yapılacak tek şey, mevcut iş süreçleri hızlıca iyileştirmek, yani bir “iyileştirme modeli” üzerinde durmak. (BPI).

Tasarla (Modeling) →   Takip et (Monitoring) →  İyileştir (Improvement)

 BPI’ın döngüsü

Anlaşıldığı gibi BPM ile BPI arasında en önemli farkı, “Uygula”(Execution) BPI yaklaşımında bulunmuyor. Bu da BPMS üzerinde yapılan süreç tasarımı doğrudan izleyip performansı iyileştirebilirsiniz. Daha öncede belirtiğim gibi, süreçler saten uygulanıyor, bütünüyle entegre ve uygulanabilir bir BPMN modele ihtiyacınız şimdilik yok.

Söylediklerim daha iyi anlaşılması için hemen örnek bir süreç modeli ile konuyu destekleyelim;

Bu Örnekte, Sipariş-Tahsilat uygulamanın tüm aşamaları; yani Siparişin gelişi, Tedarikçiye bilgi verilmesi, sevkıyat ve tahsilat dan oluşmaktadır. Uçtan uca olan bu süreçleri, bir kaç sistemlerin dışında insanlar tarafından kontrol edilir, yönetilir ve kendi yöntemleriyle uygulanmaktadır. Genelde Kurumların süreçleri şekilde (2) görüldüğü gibi çalışıyor ve öncelikte bu süreçlerin iyileşmesini istiyorlar.

Bunu gerçekleştirmek için izlenecek yol şu şekilde;

1. Mecut iş süreçleri BPMN formatında nihayi şekilde tasarlanması.
2. Tasarlanan modelin BPMS içersinde uygulanması ve çevcre sistemlerinden (Örneğin ERP) geri gelen mesajların izlenmesi. (Business event monitoring)
3. Bundan sonra ki adım, elde ettiğimiz gerçek zamanalı proses verilerinden bir Performans rapor arayüzü (KPI dashboards) oluşturmamız, böylece süreçlere ait performanslarını görütüleyebilir, olası darboğazları tespit edebiliriz.

Son maddede ifade ettiğimiz “dar boğazların tespiti” şöyle bir örnek verebilirim;

“siparişi hazırla” prosesi rahatlıkla “otomatik” hale getirebiliriz ve yeni modelimizde çalıştırıp uygulayabiliriz.! Bu şekilde BPI yaklaşımımızdan yavaşça uzaklaşıp BPM döngüsüne ilk adımı gerçekleştirmiş oluruz. Buda, BPM projesine başlamadan önce, [minimum  kaynaklarla] bir iyileştirme modelinin oluşturulmasına, entegrasyonu ve ölçümleriyle tatmin edici sonuçlar elde edilmesi sağlayacaktır.

Oluşturduğumuz bu model karar verecek olan Yönetici ve Teknik personele şunları sağlayacaktır;

• ilk elden performans verilere ulaşmaları sağlanacaktır. Bu veriler ERP sisteminden gelen verileri ile BPMS’in entegrasyonu sonucunda elde edilen süreçlere bağlı performans verileridir.
• Süreç optimizasyona yönelmelerini ve bu konuda daha çok yatırım yapmalarını tesvik edecektir.
• BPMS’e daha çok güvenip , süreç Yönetiminin kurum genelinde ön plana çıkaracaktır ve ileriye dönük, kurum neslinde daha yaygın kullanımı için teşvik edecektir.
• Tüm bu gelişmeler, BPM kurumun performansı açısından vazgeçilmez bir parçası olduğunu anlaşılacaktır.

Not: Piyasada ki çoğu BPMS, BPI döngüsünü desteklemektedir.

Kaynak(lar):

Balakrishnan B Article about Business process improvement (BPI)